29-06-2015

Verschillende percepties die efficiëntie

en effectiviteit beïnvloeden

Stan’s column: “Een andere kijk, een

andere perceptie”

Door Stan van Gemert

Afscheid van de basisschool

Voor mijn jongste zoon staan de komende dagen in het teken van afscheid nemen van de basisschool. Acht jaar is hij opgetrokken met een grotendeels constante groep. Een groep die speciale “kanjerlessen” nodig had, om aan de groepsbinding te werken en de lessen meer efficiënt te maken. Niet altijd even gemakkelijk. Maar ondanks ‘ups-and-downs’, heeft mijn zoon een mooie en leuke schooltijd gehad. Reden genoeg om terug te blikken op de afgelopen periode en ons voor te bereiden op de middelbare school. Maar het allerbelangrijkste voor dit moment: hij gaat genieten van zijn welverdiende vakantie! Deze korte intro bevat de kern van deze column: efficiëntie en effectiviteit met dezelfde mensen, omgaan met problemen, leven in het verleden en de toekomst, leven in het heden. Hoe kijken we hier tegenaan?

Efficiëntie en effectiviteit

‘Ups-and-downs’ komen overal voor. Privé alsook “op het werk”. Net als in de klas van mijn zoon, zullen er minder leuke zaken voorkomen, of zullen er collegae zijn die sfeerbepalend zijn. Factoren die stress kunnen opleveren. Factoren die invloed kunnen hebben op de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie. Eerder heb ik columns geschreven over onder andere perceptie en multitasking . Nu bekijk ik deze onderwerpen vanuit een ander perspectief: “een andere perceptie” . Een perceptie die de efficiëntie en effectiviteit van organisaties ten goede komt!

Perceptie op probleemaanpak

Eind jaren 90 deelde een manager de volgende wijsheid met mij: “Het pad van succes wordt door velen bewandeld, op het pad van falen wandel je alleen” . Een statement dat me tot op de dag van vandaag intrigeert. Als je niet wint, dan zit je volgens de Westerse filosofie in de penarie. Bij problemen zoeken we graag eerst de verantwoordelijke. Moeten ministers of burgemeesters niet “hun verantwoordelijkheid nemen” als “hun ondergeschikten” buiten hun boekje zijn gegaan? Wordt hiermee juist niet belangrijke ervaring weggegooid? Is hiermee het eigenlijke probleem opgelost? Geef mij dan maar Toyota's perceptie van een probleem! Het Toyota Production System is onder meer toegespitst op kwaliteit en het vroegtijdig onderkennen van problemen. Een probleem wordt direct gerapporteerd en de manager schiet te hulp. Hierbij wordt onderzocht hoe het probleem in de toekomst kan worden voorkomen. We kijken wezenlijk verschillend aan tegen het omgaan met een probleem. De ene perceptie resulteert in het oplossen van de “schuldvraag” met behoud van het probleem, terwijl de andere perceptie resulteert in een oplossing. Welke is beter?

Perceptie op werk

60% van de Fortune 500 bedrijven hanteert een systeem dat het ‘Forced distribution ranking scheme’ wordt genoemd. 60% van de Fortune 500 bedrijven! Dan moet het wel goed zijn toch? Een bijnaam van dit systeem is het ‘rank and yank’ systeem. Hmm, maar deze naam doet mij de wenkbrauwen fronsen. Wat is dit voor systeem? Medewerkers worden op gezette tijden geëvalueerd. Goede prestaties (hoge ranking) worden beloond, ook met promoties. Het management kan hierbij effectief monitoren, waarbij het “agency probleem” wordt opgelost. Het klinkt als een WIN-WIN situatie, maar er zit een addertje onder het gras. Wat gebeurt er bij minder goede evaluaties? De medewerkers op het laagste ranking-plateau worden ge-yanked: ontslagen! De gedachte hierachter? Het bedrijf zal het betere personeel overhouden. Wellicht is dat een misperceptie van het management, want de perceptie van de medewerkers op hun werk verandert namelijk ook! Wat is namelijk hun reactie? Medewerkers willen “hun” bonus veilig stellen, anderen willen hun baan veilig stellen. Zo ontstaat risicomijdend gedrag. En het systeem maakt van collega’s concurrenten, waardoor de samenwerking wordt ondermijnd. Onderzoek wijst ook op het bewerkstelligen van een ‘just-get-by’ mentaliteit. Is de werknemer dan überhaupt tevreden met zijn baan? Draagt dit bij aan innovatie? Komt dit de effectiviteit van de organisatie ten goede?

Perceptie op multitasking

Elke dag doen we vele dingen en komen er vele dingen op ons af. We neigen dit op te lossen door multitasking, want dan doen we meer toch? Maar klopt deze perceptie wel? De Journal of Psychological Science publiceerde in december 2014 een onderzoek over multitasking. Vrij vertaald, was een van hun opmerkingen de volgende: “wanneer de taak niet erg moeilijk is en de persoon extra werkgeheugen ter beschikking heeft, kan hij dat aanwenden om aan andere dingen te denken dan waar hij mee bezig is.” Deze opmerking suggereert, dat wanneer mensen werkzaamheden verrichten op de autopiloot, ze een deel van hun hersenen kunnen gebruiken om andere problemen op te lossen. Oftewel, er is extra werk verricht, dat geen tijd heeft gekost! Een ander onderzoek van de Chinese Universiteit van Hong Kong, concludeerde vrij vertaald: “Zij die frequent verschillende typen media op hetzelfde moment gebruiken, zijn beter met het samenvoegen van informatie van meerdere zintuigen.” Oftewel, oefening baart kunst. Als je maar vaak genoeg oefent met multitasking, word je er beter in! Beide leuke invalshoeken, maar beide bewijzen niet, dat het rendement beter is. Zowel de praktijk, alsook de hersenen werken immers anders. Mensen zouden door multitasking het gevoel kunnen krijgen productiever te zijn, echter de realiteit blijkt uit te wijzen dat multitasking de productiviteit met 40% verlaagt! Volgens ‘The Muse’ heeft onderzoek aangetoond dat multitasking onze globale economie 450 miljard dollar per jaar kost. Oorzaak? Gebrek aan focus en een grotere kans op het maken van fouten. Het spreekt voor zich dat dit niet effectief en niet productief is. Ik concludeer dat er verschillende percepties bestaan op multitasking. De perceptie van de medewerker is wellicht dat hij meer productief is, maar dat klopt niet. Multitasking, of de taken stuk voor stuk afwerken. Wat heeft uw voorkeur?

Perceptie op de autopiloot

De autopiloot ligt weliswaar in het verlengde van multitasking, maar verdient speciale aandacht vanuit een andere invalshoek. Wie kent het niet? Je bent aan het autorijden, en opeens realiseer je je waar je bent. Je kunt je echter het net afgelegde stuk niet herinneren. We doen meerdere dingen tegelijk en denken aan deadlines, werk dat we nog moeten verrichten, of aan problemen die op ons pad zijn gekomen, of aan wat dan ook. Een quote van de Dalai Lama is hier op zijn plaats. Hem werd gevraagd wat hem het meest verbaasde aan de mensheid. Zijn antwoord: “De mens zelf, omdat hij zijn gezondheid opoffert om geld te verdienen. Daarna offert hij zijn geld op om zijn gezondheid te herstellen. De mens is zo bezorgd over de toekomst dat hij geen plezier beleeft in het heden. Met als resultaat dat de mens niet in het heden leeft en niet in de toekomst, de mens leeft alsof hij nooit sterft, maar gaat dood zonder echt geleefd te hebben”. Prachtig! Ik zie dit als de mens die ‘mindless’ leeft, zonder bewustzijn. We opereren veel te vaak op de automatische piloot. Ons bord is opeens leeg, hebben we dan wel genoten van ons eten? We zijn opeens thuis aangekomen, hebben we dan wel al het moois gezien wat onze omgeving heeft te bieden? Zitten we in feite niet vast tussen het verleden en de toekomst terwijl we het huidige moment missen? Leven we dan wel? De tegenhanger van ‘mindless’ is ‘mindfulness’. Een methode om moment-tot-moment bewust te ervaren en dat helpt bij het beheersen van ons bewustzijn. Dat dit een hot-item is blijkt wel uit het aantal publicaties dat de afgelopen 15 jaar over ‘mindfulness’ is geschreven: 75.000! ‘Mindfulness’ blijkt een betere concentratie en helder denken op te leveren, het maakt ons kalmer, vermindert stress, we anticiperen vaardiger op moeilijke situaties en nog veel meer. Kort samengevat heeft ‘mindfulness’ een positieve impact op onze sociale, emotionele en fysieke gesteldheid. Het leidt tot meer effectief reageren, juist datgene te doen wat het meest effectief is, of het meest belangrijk op dat moment. De effectiviteit en efficiëntie gaan omhoog! Als we onze perceptie van het huidige moment aanpassen valt er veel winst te halen. Niet alleen zakelijk, ook persoonlijk! Als u kunt kiezen, wat heeft dan uw voorkeur?

Perceptie onder de loep nemen

Voor een bedrijf valt er dus veel winst te behalen op het gebied van perceptie. Als de perceptie op probleemaanpak wordt bijgesteld, kan de oorzaak van het probleem worden achterhaald in plaats van de verantwoordelijke. Als de perceptie op werk, op multitasking en op de autopiloot wordt bijgesteld, zullen de werknemers meer efficiënt en meer effectief werken. En wellicht de belangrijkste verbetering, werknemers zullen meer plezier aan hun werk beleven. De werknemerstevredenheid zal toenemen. Efficiëntie en effectiviteit kunnen een gezonde ‘boost’ krijgen zonder hoge investeringen. Het loont dus de moeite om de “kijk op perceptie” onder de loep te nemen. Mocht u uw werknemers een mindfulness programma op maat willen aanbieden? Wij brengen u graag in contact met een van onze ervaren partners.